كيفية متابعة المبالغ المستحقة لدى شركات الشحن

حدد المبلغ المتوقع

ابدأ بقيمة COD المستحقة من الطلبات التي وصلت إلى نتيجة توجب التحصيل، بعد مراعاة السياسة المعتمدة للرسوم والخصومات.

اربط كل مجموعة من التحويلات بفترة أو دفعة تسوية واضحة لتجنب خلط الرصيد القديم بالجديد.

قارن المبالغ التي وصلت إلى حسابات الشركة بالمبالغ المحصلة والمذكورة في تقارير شركة الشحن.

قسّم المبالغ المعلقة بحسب تاريخ الاستحقاق أو التسوية المتوقعة حتى تظهر الحالات القديمة التي تحتاج إلى تصعيد.

يجب أن تستطيع الإدارة تفسير كل رصيد من الطلبات التي أنشأته، لا الاكتفاء بإجمالي غير قابل للتحليل.

قد يكون مبلغ صغير متأخر منذ أسابيع أكثر خطورة من مبلغ أكبر لم يحن موعد تسويته بعد.

رسوم الشحن والمرتجعات والتعديلات يجب تسجيلها بوضوح حتى لا تختفي داخل فرق واحد بين المتوقع والمدفوع.

الفكرة الأساسية

يجب أن يبقى كل حدث مرتبطاً بالمنتج أو جهة الاتصال أو المعاملة التي أنشأته. بهذه الطريقة يستطيع نظام ERP تفسير الرقم، لا مجرد عرضه.