استخدم التحويل عندما تكون الحركة معروفة
إذا انتقلت وحدات من موقع إلى آخر، سجّل مصدر التحويل ووجهته والكمية وحالته.
استخدم التسوية عند وجود فرق يحتاج إلى تصحيح
التلف أو الفقد أو فرق الجرد أو التصحيح المعتمد أمثلة على أحداث تغير الرصيد المسجل من دون انتقال معروف إلى موقع آخر.
لا تستخدم التسوية لتقليد التحويل
إنقاص مستودع وزيادة آخر بتسويتين منفصلتين يضيع أثر الحركة ويصعب معرفة ما إذا وصلت البضاعة فعلياً.
اعرض النوعين في تقارير منفصلة
التحويلات تقيس حركة المخزون بين المواقع، بينما التسويات تكشف الفروق والتصحيحات؛ ولكل منهما دلالة إدارية مختلفة.
التحويل لا يغير إجمالي مخزون الشركة
عند اكتمال التحويل تتغير الكمية حسب الموقع فقط، بينما يبقى الإجمالي الكلي ثابتاً.
كل تسوية تحتاج إلى سبب موثق
سجّل سبب التصحيح والمستخدم والموقع والتاريخ، ثم راقب الأسباب المتكررة لاكتشاف مشكلات العمليات.
الفكرة الأساسية
يجب أن يبقى كل حدث مرتبطاً بالمنتج أو جهة الاتصال أو المعاملة التي أنشأته. بهذه الطريقة يستطيع نظام ERP تفسير الرقم، لا مجرد عرضه.