ابدأ بالرصيد الافتتاحي
يجب اعتماد نقطة البداية لأن كل حركة لاحقة ستبني عليها.
طابق المشتريات ومرتجعات المشتريات
المرتجعات والإشعارات الدائنة يجب أن تخفض الرصيد المستحق في الفترة الصحيحة.
طابق المدفوعات
اربط كل دفعة بالمورد وحساب الدفع والمرجع، وتأكد من عدم وجود دفعات غير مسندة.
راجع شروط الدفع
قد يكون الإجمالي صحيحاً لكن جزءاً كبيراً منه متأخراً عن الاستحقاق، وهو ما يحتاج إلى متابعة مختلفة.
حقق في المعاملات غير المتطابقة
القيود اليدوية أو المشتريات المكررة أو الإشعارات الدائنة المفقودة يجب أن تعالج حالة بحالة.
أكد الرصيد الختامي
وثّق الرصيد الذي تمت مطابقته وأي فروق مفتوحة قبل إغلاق الفترة.
الفكرة الأساسية
يجب أن يبقى كل حدث مرتبطاً بالمنتج أو جهة الاتصال أو المعاملة التي أنشأته. بهذه الطريقة يستطيع نظام ERP تفسير الرقم، لا مجرد عرضه.