1. ابدأ بالطلبات التي سُلّمت لشركة الشحن
كوّن قائمة المبالغ المتوقعة من الطلبات التي خرجت فعلياً للتسليم، مع الاحتفاظ بمرجع الطلب والشحنة وقيمة COD.
2. افصل نتائج التسليم
لا تخلط بين الطلبات المسلمة بنجاح، والطلبات التي فشل تسليمها، والطلبات المرتجعة إلى المصدر؛ فلكل نتيجة أثر مالي وتشغيلي مختلف.
3. طابق المبالغ المحصّلة
قارن الطلبات المسلمة بتقرير التحصيل الصادر من شركة الشحن، وتحقق من أن القيمة المحصلة لكل طلب تتفق مع القيمة المتوقعة.
4. طابق التحويلات التي استلمها التاجر
قارن إجمالي التحصيل بالمبالغ المحولة إلى حسابات الشركة بعد فصل رسوم الشحن والخصومات والتسويات الأخرى.
5. أبقِ الفروق مفتوحة حتى تُحل
سجّل كل فرق بحسب شركة الشحن وفترة التسوية ونوع المشكلة، ولا تعتبره مغلقاً لمجرد وصول دفعة جزئية.
أنشئ قائمة للاستثناءات بدلاً من إعادة الفحص الكامل
اعزل حالات مثل: طلب مسلّم دون تحصيل، أو تحصيل دون تحويل، أو نقص في الدفعة، أو تسوية مكررة. بهذه الطريقة تصبح المطابقة عملية لإدارة الاستثناءات.
أغلق كل فترة تسوية بضوابط واضحة
لا تُغلق الفترة إلا بعد توثيق المبالغ المتوقعة والمحصلة والمحولة والرسوم والفروق التي ما تزال قيد المتابعة.
يجب أن يبقى كل حدث مرتبطاً بالمنتج أو جهة الاتصال أو المعاملة التي أنشأته. بهذه الطريقة يستطيع نظام ERP تفسير الرقم، لا مجرد عرضه.